Офисные коммуникации: принцип общения, обмен мнениями и идеями.

Самое важное орудие труда в современном мире — информация. И нельзя сказать, что ее не хватает. Не зря ведь нам годами наполняли головы знаниями. Да и вокруг нас бурлит море информации: от интернет-рассылок до наблюдений за людьми по дороге на работу…

Помню, как я долго билась над решением одной рабочей задачки — мне хотелось усовершенствовать процесс. Разобравшись, с гордостью пошла хвастаться шефу. И как же мне было обидно, когда я узнала, что изобрела велосипед! Оказалось, что в другом издании нашего же издательства уже разработали такую методику. А если бы я хоть приблизительно знала, что происходит у наших соседей!

Чтобы информация приносила пользу, ею нужно делиться. Однако делиться чем-либо своим «забесплатно» люди просто психологически не привыкли, «жадничают». Давать кому-то советы и консультации согласится не всякий — из страха утраты части власти, авторитета, компетенции. А для того, чтобы вносить информацию в базы данных, требуется время. «Кто мне за него заплатит?».

Поэтому просто необходимо, чтобы инициатива исходила от начальства. Нужно потратить определенные ресурсы на создание баз и, что немаловажно, на поощрение — сотрудникам непременно нужна мотивация.
Даже в неструктурированном виде подход к информации как к «общей песочнице» оживляет дело.

Гораздо эффективнее работается в компаниях, где важные вопросы выносят на общую дискуссию, периодически устраивают «мозговые штурмы», сотрудники не замкнуты целый день на квадратном метре своего рабочего места, а часто общаются. Даже обсуждения в курилке и переписка по внутрен-ней связи приносят пользу — если, конечно, не перетекают в сплошной обмен сплетнями и анекдотами. Так знания каждого попадают в общий контекст, обогащаются, подвергаются критике — в общем, не закисают бесплодно, а идут в жизнь.

Также и с «архивами», хранящимися у нас в мозгу! Отличный способ содержать их в «боевой готовности» — тренировать кого-нибудь. Когда вы делитесь полученным, от вас не убывает — наоборот, вы лишний раз расставляете знания по внутренним «полочкам», заодно оттачивая мастерство общения и убеждения!

Несколько причин, по которым полезно потратить время и средства на структурирование информации:

• обобщение позитивного опыта: лучшие проекты не должны кануть в Лету, их изучение может натолкнуть на новую идею;
• сохранение опыта негативного тоже полезно — чтобы не повторять прежних ошибок;
• где анализ, там и прогноз — чем лучше видна общая картина, тем легче строить реалистичные планы: объединение ресурсов в одном месте, где к ним может получить доступ любой сотрудник, экономит время и силы.

Все это, кстати, справедливо как на уровне организаций, так и в личном пользовании. Поэтому умные люди создают собственные картотеки, заводят папки для разного рода документов и информации.